会社の形態のひとつである合同会社で会社を設立しようと考えられている方が多くいらっしゃると思います。

以下ではその設立にあたり法務局での登記申請に必要な書類についてご説明を致します。是非チェックリストとしてご活用ください。

必要書類チェックリスト

まず合同会社の設立にあたり必ず必要な書類をご説明します。

定款

定款とは会社の憲法ともいわれ、会社を運営していくうえでの基本的な規則を定めた書類です。

会社の商号、目的、本店所在地や社員の氏名及び住所、社員を有限責任社員とする事、社員の出資の目的とその価額等が記載を必須としています。

その他必要に応じて業務執行社員の定めや利益分配に関する定めなどの記載をします。定款に定めた内容を変更するためには社員の同意が必要であり、社員が複数人いる場合は手間がかかります。

あらかじめ社員の間で十分に検討してから定款の作成を行うようにします。この書類は会社保存用と法務局への提出用と２部必要です。

定款の作成方法は紙と電子定款とを選ぶことが出来ます。紙で作成する場合は４万円分の印紙の貼り付けが必要です。一方で電子定款は印紙が不要です。

手間の面では紙で定款を作成する方が馴染みのある手続きですが、費用面では電子定款で作成する方が出費を抑えることが出来ます。

いずれの方法にしても、定款は体裁がとても大切であり、必要事項が記載されていない場合は法務局で受け付けて貰うことが出来ず、作成をし直さなくてはなりません。

また設立時には受け付けて貰うことが出来たとしても、後日に内容の誤りに気が付き、修正を行うのはとても手間のかかることです。定款の作成は非常に慎重に行う必要があります。

またこの作成した定款は、合同会社の設立の場合は定款の認証は必要ありません。

法人印の印鑑届出書

会社の代表印と代表者個人の実印を押印して印影を届け出る必要があります。

会社は設立にあたり一般的には代表印、銀行印の2つを作成する必要があります。角印に関しては認印という位置づけもあってか作成する会社しない会社はまちまちです。印鑑を作成したら最も重要な印鑑である会社の代表印の印影を届け出なければなりません。

なお、届け出ていない他の印鑑は代表印としての効力をもって使用することは出来ません。

この用紙は法務局に備え付けられているもの、もしくは法務局のホームページより取得することが出来ます。

出資金払込証明書

出資金の金額を明らかにするための書類であり、自身で作成をします。

払い込みを受けた銀行口座の通帳の表紙、通帳の表紙裏面(支店名や口座番号、口座名義人等が記されているページ)、資金が振り込まれていることを確認できるページのコピーの添付が必要です。

代表社員の印鑑登録証明書

印鑑登録証明書は、住民登録をしている市区町村役場で実印の登録手続きを行い、発行を受けることが出来ます。

まずは印鑑の登録申請が必要です。市区町村役場に直接自身が窓口へ行き、印鑑登録申請書に印鑑を添えて申請します。やむを得ない理由により自身で窓口へ行けない場合は、その理由を証明する委任状を添えて代理人により申請することができます。

実印にできる印鑑は、１辺の長さが8ミリ以上、25ミリ以内の正方形枠に収まるものです。

またこの印鑑登録証明書には有効期限があり、法務局では発行から3ヶ月以内と定められています。

代表社員の運転免許証のコピー

代表社員に関する記載内容について、確認のために身分証明書の提出を行います。

この身分証明書として運転免許証の表裏のコピーが必要です。運転免許証が無い場合は住民票の写し、住基カードなど一般的に身分証明書として使用できるものでしたらその他の書類でも可能です。

登録免許税貼付台紙

登録免許税とは登記を行うにあたり必要な手数料の役割をもつ税金です。合同会社設立に必要な登録免許税は、設立時資本金の0.7％と決められています。ただし、最低金額が６万円となっています。

これは収入印紙を購入し貼り付けることで納付を行います。この貼り付ける台紙として必要な書類であり、自身で作成をします。

合同会社設立登記申請書

上記の書類をまとめた表紙のような役割をもつ書類であり、自身で作成します。

この書式は横書きで、鉛筆の使用は改ざんの恐れがあるため禁止とされています。また資本金の金額や年月日、部数で数字を記載する際はアラビア数字を使用します。

定款に記載の無い場合は必要とする書類

本店所在地決定書

本店所在地とは会社の住所のことをさします。この場所は自宅や業務を行う場所や事務所など、会社の都合により定めることが出来ます。

本店所在地が所属する市区町村によっては公共団体より受けることの出来る制度が異なるため、複数の箇所から本店所在地を選定する場合には、一番会社にとって都合の良い所在地を選択します。

この所在地を決定したことを表記する書類であり、自身で作成をします。定款に記載する本店所在地は詳細な番地まで記載する方法と市区町村までの記載とする方法が選択できます。

将来本店を移転する可能性がある場合、同じ市区町村内の移転であれば定款を変更する必要が無いため、市区町村までの記載とする方法が望ましいです。しかし登記には詳細な番地の情報が必要であるため、定款の記載が市区長村までの記載であればこの書類が必要となります。

代表社員就任承諾書

代表社員に就任する方が、会社から代表社員に定められそれを承諾したことを表記する書類であり、自身で作成をします。定款にて代表社員の氏名が明記されていれば不要です。

社員が複数人いる場合はに必要となる書類

その他の社員の住所、氏名が分かる公的証明書

合同会社は出資者が１人でも設立を行うことが出来ますが、その場合は会社の運営の意思決定が素早く行えますが、死亡した場合はその地位が相続人に引き継がれず、合同会社は解散されてしまいます。

このようなリスクに備える目的や、また出資金額を多く募る目的で社員は複数人にする場合も多くあります。

このように社員が複数人いる場合は、その社員の住所、氏名が分かる公的証明書が必要となります。この公的証明書には印鑑証明書又は住民票が使用できます。

最後に代理をたてて登記申請を行う場合に必要となる書類をご説明します。

委任状

代表者自身で法務局に訪れて登記を行う場合は不要ですが、その他の人にこの手続きを代行して貰うためには必要な書類で、自身で作成をします。

会社が一連の手続きを委任したことを表記する書類です。

まとめ

このように、合同会社の設立には多くの書類の作成、提出が必要です。これらの書類は非常に厳しく法務局でチェックされ、いずれかの書類に不備があると登記の申請を行うことが出来なくなります。

法務局のホームページなどを参考にしながら自身で作成、提出を行うことは可能ですが、作成を行うことに時間が掛かかることや、作成しても不備が生じるリスクなど会社の設立時点で足踏みをしてしまうことも考えられます。

そのような足踏みをしないためにも、自身で作成、提出を行う場合には是非このチェックリストをご活用ください。
　
チェックリストに挙げている書類について作成の仕方が不明である、そもそも合同会社にするべきか会社の設立形態を迷われている、などお困りの事がございましたら、お気軽に弊社にお問い合わせくださいませ。

設立に関して適切なアドバイスをさせて頂きます。