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名古屋会社設立相談所

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会社設立の豆知識
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名古屋の会社設立

確定申告の時期が終り、税理士事務所から確定申告書の控え等が手元に届いていることでしょう。さて、この帳簿書類は手元に置いておくと、どんどん溜まっていきます。

経理に関する原始資料もとっておかなければならないのに、かさばって邪魔になってしまうとお考えになる方もいることでしょう。

さて、これらの資料はいったいいつまで保存義務があるのでしょうか?

個人の書類の保存

 確定申告書をはじめとする個人の申告に関する書類の保存は、青色申告者と白色申告者で異なります。

青色申告者

保存が必要なもの 保存期間
仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳、売掛帳、買掛帳、経費帳、固定資産台帳など 7年
【決算関係書類】損益計算書、貸借対照表、棚卸表など 7年
【現金預金取引等関係書類】領収証、小切手控、預金通帳、借用証など 7年(※)
【その他の書類】取引に関して作成し、又は受領した上記以外の書類(請求書、見積書、契約書、納品書、送り状など) 5年

※前々年分所得が300万円以下の場合、5年

白色申告者

保存が必要なもの 保存期間
収入金額や必要経費を記載した帳簿(法定帳簿) 7年
業務に関して作成した上記以外の帳簿(任意帳簿) 5年
決算に関して作成した棚卸表その他の書類 5年
業務に関して作成し、又は受領した請求書、納品書、送り状、領収書などの書類 5年

引用元:国税庁HP

法人の書類の保存

基本は9年間

法人が保存すべき書類には、帳簿である総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳や、棚卸表、貸借対照表、損益計算書、注文書、契約書、領収書などがあります。これらの書類は事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から9年間保存しなければなりません。

また原則的な保存の方法は紙によるものです。

7年間と聞いたけど、どちらが正しい?

法人の書類の保存期間は、事業年度の欠損金の繰越期間に準じて定められています。

欠損金の繰越とは、法人は当期利益がマイナスになり欠損金が生じた事業年度の、そのマイナスの部分を繰り越すことが出来、以後の事業年度で当期利益がプラスになった際に、法人税法上の利益を計算する際に相殺が出来るというものです。

この欠損金の繰越期間は、以前は7年でしたが、平成23年12月に行われた税制改正により青色申告書を提出した事業年度の欠損金の繰越期間が9年とされたことに伴い、平成20年4月1日以後に終了した欠損金の生じた事業年度においては、帳簿書類の保存期間が9年間に延長されました。

また、平成27、28年度税制改正により、平成30年4月1日以後に開始する欠損金の生ずる事業年度においては、帳簿書類の保存期間が10年間に延長されています。

永久に保存するべきもの

個人、法人により帳簿の保存期間が異なりますが、どちらにも共通して永久に保存すべき書類があります。その書類とは届出書全般の書類です。

届出書はその届出を行い、税務署等に承認されることで効果を発揮し、その取り下げがない限り原則として有効とされるものです。

例えば個人、法人共に青色申告を行いたい旨を税務署に伝えるための青色申告承認申請書があります。この届出は税務署に承認されることで青色申告を行えるようになり、白色申告と比較し税金の計算上で優遇措置を受けられるようになるものです。

この届出は青色申告の適用の条件に当てはまり続ける限り、承認をされた事業年度以降は永久に有効です。このように効力を持ち続ける書類は永久に保存をしなくてはなりません。

書類の保存にはお金がかかる?

書類の保存は多くなればなるほど、目に見えないお金がかかるようになる

書類の原則的な保存方法は紙です。パソコン等を使用し帳簿を作成しても、それを紙に印刷をして保存をします。法人は基本的には9年分の書類を保存する必要がありますが、9年分の書類を紙で保存すると、保存場所を確保することにも一苦労です。

保存場所が広くなるほど、目に見えないお金がかかるようになります。事業所が賃貸物件の場合、借りている事務所の面積のうち、保存場所の専有部分は、保存場所の確保のために賃貸料を支払っていることと同意になるためです。賃貸物件ではなく自己所有物件であっても、保存場所の専有部分の固定資産税を支払っていることになります。

このように直接保存に関しての支払いを行っていなくても、保存場所に対しての経費が間接的に生じています。

書類の保存場所に対する経費の算出の仕方

賃貸物件の場合は、事務所全体の面積のうち、保存場所の専有部分に使用している面積が何割かを算出し、事務所全体の賃料にその割合を乗じることで求めることが出来ます。
自己所有物件の場合も同様に、固定資産税等の所有物件全体の維持費に割合を乗じることで求めることが出来ます。

電子帳簿での保存は有効か

書類の原則的な保存方法は紙ですが、一定の要件のもと、印刷をせずに電子データで保存することや、スキャナーで読み取ったデータを保存することが認められています。

電子データで保存することが認められている書類は、自身がパソコン等で作成をした帳簿、決算関係書類、取引相手に交付した書類の写しです。
スキャナーで保存することが認められている書類は、取引相手から受け取った書類や、自身が取引相手に交付した書類の写しです。

電子データ及びスキャナーでの保存は、いずれも承認申請書を税務署に提出をする必要があり、保存を開始する3カ月前の前日までに届け出る必要があります。

電子帳簿で保存する場合のメリット

電子帳簿で保存する場合のメリットは保管場所を事務所内に設置する必要がないことです。保管場所に係る経費のみならず、紙に印刷するコストも削減をすることが出来ます。
また、過年度の書類を探す場合、紙では一枚一枚を確認する必要が有りましたが、電子帳簿であることで検索をパソコン等で行うことが出来るため、探す時間の大幅な削減になります。

電子帳簿で保存する場合のデメリット

電子帳簿で保存する場合のデメリットは、まずこの保存方法を採用するにあたり届け出が必要です。届け出は初回のみですが、その後も書類をスキャンして保存する場合は、スキャンを行うという新たな業務が発生します。新たな業務に従事させる人件費と、保存場所に係る経費を比較した場合、人件費の方が多いようでは、経費削減の観点からは電子帳簿で保存するメリットがありません。

まとめ

以上のように書類は保存すべき期間が長く、原則的な保存方法は紙です。しかし紙が増えると保存場所等に困る場合があります。その場合はメリットデメリットを踏まえて電子帳簿での保存を検討しても良いでしょう。

紙での保存、電子帳簿での保存のどちらの場合でも、税務調査等に備えて年度毎に分かりやすく保存すると過年度の必要書類を見つけやすくなります。事業年度等を書き込むことの出来る資料保存箱など事業者向けの収納道具も販売されています。

また事業年度毎のみならず、日々の書類も整理されていることが望ましいですが、書類の整理をする時間がとれない場合は月毎に書類を袋や箱に入れておくだけでも、後々の経理作業の負担が減ります。

書類の保存や整理など、お困りのことがございましたら是非お声掛けください。様々なお客様とお付き合いさせて頂いている弊社だからこそ、多くの事例をもとに最適なアドバイスが出来ると考えております。

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